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Datenschutzerklärung

Stand: 18.08.2026

1. Wer wir sind und wie Sie uns kontaktieren können

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die in dieser Datenschutzerklärung beschrieben werden, ist die:

Optix Studios KLG
Industriestrasse 173a
8957 Spreitenbach
Schweiz

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse kontaktieren:
datenschutz@optixstudios.ch

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Vertragspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Website, des Kundenportals und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben.

Wenn Sie unser Kundenportal nutzen, bearbeiten wir folgende Daten:

  • Stammdaten (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Projektdaten (z. B. Termine, Verträge, Offerten, Rechnungen, spezifische Projektdetails)
  • Erbrachte Produkte (Fotografien, Videomaterial und finale Deliverables)
  • Logindaten und technische Protokolle

Für die Pflege unserer Kundenbeziehungen und die Organisation von Projekten nutzen wir zudem folgende Systeme:

  • HubSpot CRM: Stammdaten und Kontaktdaten unserer Kunden und Interessenten (z. B. Name, E-Mail, Telefon, Firma, Kommunikationsverlauf) werden in unserem HubSpot-CRM geführt. HubSpot dient der zentralen Verwaltung von Anfragen, Angeboten und der laufenden Kundenkommunikation.
  • Notion (Redaktionsplan): Für ausgewählte Kundenprojekte binden wir im Kundenportal optional einen eingebetteten Notion-Redaktionsplan ein. In Notion werden nur die für die jeweilige Planung erforderlichen Angaben erfasst (z. B. Content-Titel, Termine, Freigabestatus, redaktionelle Notizen) – keine vollständigen Kundendatensätze. Die vollständigen Kundenstammdaten verbleiben in HubSpot und in unseren übrigen Systemen (siehe Abschnitt 5).

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Server-Logfiles

Beim Aufrufen unserer Website erhebt und speichert der Hosting-Anbieter (Hetzner) automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL)
  • Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Stabilität und Sicherheit unserer Website und der API zu gewährleisten (z. B. zur Abwehr von Cyberangriffen und für das API-Rate-Limiting im Arbeitsspeicher).

4. Cookies, lokaler Speicher und Webanalyse

4.0 Cookie-Einwilligung

Beim ersten Besuch unserer öffentlichen Website erscheint ein Cookie-Banner. Dort können Sie wählen, ob wir optionale Dienste laden dürfen:

  • Notwendig: Immer aktiv – technisch erforderlich für den Betrieb der Website bzw. des Kundenportals (kein Tracking).
  • Analyse & Session-Aufzeichnung (PostHog): Nur nach Ihrer Einwilligung.
  • Marketing (Google Ads): Nur nach Ihrer Einwilligung.

Ihre Auswahl speichern wir lokal in Ihrem Browser (localStorage, Schlüssel optix_cookie_consent) und können Sie jederzeit über «Cookie-Einstellungen» im Footer ändern. Ohne Einwilligung laden wir weder PostHog noch Google Ads.

Rechtsgrundlage für optionale Cookies und Tracking: Ihre Einwilligung gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 31 Abs. 1 revDSG (Einwilligung). Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Das Kundenportal (Dashboard, Admin, Onboarding usw.) lädt PostHog und Google Ads nicht.

4.1 Webanalyse und Session-Aufzeichnung (PostHog)

Sofern Sie im Cookie-Banner der Kategorie «Analyse & Session-Aufzeichnung» zugestimmt haben, setzen wir auf der öffentlichen Website PostHog ein – einen Analyse- und Produktstatistik-Dienst der PostHog Inc. (2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA). Die Datenverarbeitung erfolgt über die EU-Cloud von PostHog; Anfragen werden über unsere eigene Domain (/ingest) an eu.i.posthog.com weitergeleitet. Die Speicherung der Analysedaten erfolgt in der Europäischen Union (Frankfurt).

PostHog kann u. a. folgende Daten erheben:

  • anonymisierte bzw. pseudonymisierte Kennungen (z. B. Cookie ph_*, localStorage-Einträge)
  • aufgerufene Seiten, Verweildauer, Scroll- und Klickverhalten
  • Referrer-URL, Browser-, Geräte- und Betriebssysteminformationen
  • IP-Adresse (in der EU-Instanz gekürzt bzw. minimiert verarbeitet)
  • bei aktivierter Session-Aufzeichnung: Video-Wiedergaben Ihrer Sitzung auf unserer Website; Eingabefelder werden standardmässig maskiert, sensible Textbereiche können zusätzlich mit data-ph-mask ausgeblendet werden

Zweck: Statistische Auswertung der Website-Nutzung, Erkennung technischer Probleme, Verbesserung von Inhalten und Nutzerführung sowie – sofern aktiviert – Session-Aufzeichnungen zur Qualitätssicherung.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 31 Abs. 1 revDSG).

Speicherdauer: PostHog speichert Ereignisdaten gemäss unserer Projektkonfiguration (in der Regel bis zu 12 Monate). Session-Aufzeichnungen werden nach Ablauf der konfigurierten Retention gelöscht. Details finden Sie in den Datenschutzhinweisen von PostHog.

Datenübermittlung ins Ausland: PostHog Inc. hat seinen Sitz in den USA. Für die EU-Cloud verbleiben die Analysedaten in der EU. Für etwaige Zugriffe oder Verarbeitungen durch PostHog Inc. in den USA kann das EU-US Data Privacy Framework bzw. für die Schweiz das Swiss-US Data Privacy Framework relevant sein; PostHog ist unter diesem Framework zertifiziert.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über «Cookie-Einstellungen» im Footer widerrufen. Bereits gesetzte PostHog-Cookies können Sie zusätzlich in Ihren Browser-Einstellungen löschen.

4.2 Marketing & Conversion-Tracking (Google Ads)

Sofern Sie im Cookie-Banner der Kategorie «Marketing» zugestimmt haben, setzen wir auf der öffentlichen Website Google Ads (Google Tag / gtag.js, Tag-ID AW-18257662133) ein. Anbieter ist Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) bzw. Google LLC (USA).

Beim Aufruf dieser Seiten wird ein Skript von googletagmanager.com geladen. Dabei können u. a. folgende Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse (in der Regel gekürzt)
  • Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs
  • aufgerufene Seiten und Interaktionen (z. B. Klicks auf Kontaktlinks)
  • Referrer-URL, Browser- und Geräteinformationen
  • Cookie-Kennungen (z. B. _gcl_au), sofern Ihr Browser Cookies zulässt

Zweck: Messung und Optimierung unserer Werbekampagnen (Conversion-Tracking), Auswertung der Wirksamkeit von Anzeigen.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 31 Abs. 1 revDSG).

Speicherdauer: Die von Google gesetzten Cookies haben je nach Typ unterschiedliche Laufzeiten (häufig bis zu 90 Tage bzw. länger für Conversion-Zuordnungen). Details finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

Datenübermittlung ins Ausland: Google kann Daten in die USA und andere Drittländer übermitteln. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für die Schweiz gilt das Swiss-US Data Privacy Framework, wodurch aus Schweizer Sicht ein angemessenes Datenschutzniveau gewährt wird.

Widerspruch / Deaktivierung: Widerrufen Sie Ihre Einwilligung über «Cookie-Einstellungen». Zudem können Sie die Speicherung von Cookies in Ihren Browser-Einstellungen einschränken und personalisierte Google-Werbung unter Google Anzeigeneinstellungen anpassen.

4.3 Technisch notwendige Cookies & lokaler Speicher (Kundenportal)

Für den Betrieb und die Sicherheit unseres Kundenportals nutzen wir ausschliesslich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherfunktionen (localStorage / sessionStorage):

  • auth_token: Ein verschlüsseltes JWT-Cookie (Laufzeit 7 Tage, HttpOnly, Secure), das dazu dient, Sie nach dem Login im Portal zu identifizieren.
  • guest_session_token: Ein temporäres Cookie für den Gast-Zugang während des Onboardingprozesses.
  • localStorage / sessionStorage: Wird im Dashboard verwendet, um rein funktionale UI-Zustände zu speichern (z. B. ob Sie einen Hinweis bereits geschlossen oder eine Rechnung bereits angesehen haben). Es findet kein Tracking statt.

5. Drittdienste und Datenweitergabe ins Ausland

Für die Bereitstellung unserer Infrastruktur, die Verwaltung von Dokumenten und die Rechnungsstellung arbeiten wir mit ausgewählten Partnern zusammen. Ihre Daten werden hauptsächlich in Finnland (Hosting-Infrastruktur) und der Schweiz gespeichert. Manche Daten werden an Anbieter in den USA und Deutschland übermittelt.

Die Datenweitergabe betrifft folgende Partner:

  • Webanalyse & Session-Aufzeichnung (PostHog): Sofern Sie eingewilligt haben, werten wir die Nutzung unserer öffentlichen Website mit PostHog aus (siehe Abschnitt 4.1). Die Analysedaten werden in der EU-Cloud verarbeitet; PostHog Inc. (USA) ist unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert.
  • Online-Marketing & Conversion-Tracking (Google Ads / Google Tag): Sofern Sie eingewilligt haben, setzen wir auf der öffentlichen Website Google Ads ein (siehe Abschnitt 4.2). Google verarbeitet die dort erhobenen Nutzungsdaten in unserem Auftrag bzw. als eigenständig Verantwortlicher gemäss den Google-Datenschutzbestimmungen.
  • Infrastruktur & Hosting (Hetzner): Unsere Website, die API und das integrierte Kundeninterface laufen über Server von Hetzner. Die primäre Datenspeicherung (inkl. Kundendaten, Verträgen und Medien) erfolgt in Finnland sowie teilweise in Deutschland.
  • CRM & Kundenkommunikation (HubSpot): Für die Verwaltung von Kundenkontakten, Anfragen und der laufenden Kommunikation nutzen wir HubSpot (HubSpot Inc., USA / HubSpot Ireland Limited). Dabei werden u. a. Kontakt- und Kommunikationsdaten verarbeitet. HubSpot ist unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert; für die Schweiz gilt damit aus unserer Sicht ein angemessenes Datenschutzniveau bei Übermittlungen in die USA.
  • Dateiverwaltung & Cloud (Microsoft SharePoint / Graph API): Für die interne Organisation, das Asset-Management sowie die Bereitstellung von Deliverables und Galerien nutzen wir Microsoft SharePoint. Die Daten können auf Servern der EU oder den USA liegen. Microsoft ist unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert, wodurch aus Schweizer Sicht ein angemessenes Datenschutzniveau gewährt ist.
  • Redaktionsplanung (Notion Labs, Inc.): Für ausgewählte Kunden binden wir im Portal einen eingebetteten Notion-Redaktionsplan ein. Notion verarbeitet dabei die im eingebetteten Inhalt sichtbaren Planungsdaten. Notion kann Daten in den USA verarbeiten. Notion ist unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert.
  • Rechnungsstellung & Buchhaltung (AbaNinja / Swiss21): Für das Erstellen und Verwalten von Offerten und Rechnungen nutzen wir die Schweizer Plattform AbaNinja. Die Datenhaltung erfolgt vollumfänglich in der Schweiz.

6. Einbindung von Drittanbieter-Elementen und Medien

  • Lokal gehostete Schriftarten (Google Fonts): Zur einheitlichen visuellen Darstellung nutzen wir Schriftarten (Inter). Diese sind lokal auf unseren eigenen Servern eingebunden. Beim reinen Laden der Schriftarten werden keine Daten an Google übertragen (unabhängig von den optionalen Tracking-Diensten gemäss Abschnitt 4).
  • WhatsApp-Kontaktbuttons: Auf unserer öffentlichen Website, im Blog und in Kontaktbereichen binden wir Buttons und Links zu WhatsApp (wa.me) ein. Beim reinen Laden unserer Website werden keine Daten an Meta/WhatsApp übertragen. Erst wenn Sie aktiv auf einen solchen Button klicken, werden Sie an WhatsApp weitergeleitet. Dabei kann Meta Platforms Inc. (USA) u. a. Ihre IP-Adresse, Geräteinformationen und – sofern vorausgefüllt – den Inhalt der Kontaktnachricht erhalten. Die Datenverarbeitung erfolgt dann unter der Verantwortung von Meta gemäss deren Datenschutzbestimmungen.
  • E-Mail-Kontaktbuttons (mailto): Wenn Sie auf einen E-Mail-Button oder unsere E-Mail-Adresse klicken, öffnet sich Ihr lokales Mailprogramm mit einer vorausgefüllten Empfängeradresse. Es findet hierbei kein Tracking durch uns statt; wir erhalten erst dann Informationen, wenn Sie die Nachricht tatsächlich versenden.
  • Notion-Einbettung (Kundenportal): Für ausgewählte Kunden zeigen wir im Kundenportal einen eingebetteten Notion-Redaktionsplan in einem <iframe> an. Beim Aufruf dieser Portal-Seite lädt Ihr Browser Inhalte direkt von Notion-Servern. Dabei können technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browser-Informationen) sowie ggf. Notion-Cookies an Notion Labs, Inc. übermittelt werden. Der eingebettete Inhalt ist auf die für die Redaktionsplanung erforderlichen Angaben beschränkt (siehe Abschnitt 2). PostHog und Google Ads werden im Kundenportal nicht geladen.

7. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist (z. B. für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung sowie gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten in der Schweiz, welche in der Regel 10 Jahre betragen).

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch zu schützen. Dazu gehört unter anderem die durchgehende SSL/TLS-Verschlüsselung unserer Website und des Kundeninterfaces, die Nutzung von sicheren HttpOnly-Zuständen für Login-Tokens sowie restriktive Zugriffskontrollen bei unseren Backend-Systemen.

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht), Einschränkung der Datenbearbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Bitte beachten Sie, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind oder ein überwiegendes Interesse daran haben.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz@optixstudios.ch.

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.