Datenschutzerklärung

Stand: 20.06.2026

1. Wer wir sind und wie Sie uns kontaktieren können

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die in dieser Datenschutzerklärung beschrieben werden, ist die:

Optix Studios KLG
Industriestrasse 173a
8957 Spreitenbach
Schweiz

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse kontaktieren:
datenschutz@optixstudios.ch

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Vertragspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Website, des Kundenportals und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben.

Wenn Sie unser Kundenportal nutzen, bearbeiten wir folgende Daten:

Stammdaten (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Projektdaten (z. B. Termine, Verträge, Offerten, Rechnungen, spezifische Projektdetails)
Erbrachte Produkte (Fotografien, Videomaterial und finale Deliverables)
Logindaten und technische Protokolle

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Server-Logfiles

Beim Aufrufen unserer Website erhebt und speichert der Hosting-Anbieter (Hetzner) automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind:

IP-Adresse des anfragenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Datei
Website, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL)
Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Stabilität und Sicherheit unserer Website und der API zu gewährleisten (z. B. zur Abwehr von Cyberangriffen und für das Login-Rate-Limiting im Arbeitsspeicher).

4. Cookies, lokaler Speicher und Webanalyse

4.1 Öffentliche Website (Landingpage, Impressum, Datenschutz, Anmeldeseite)

Auf den öffentlich zugänglichen Seiten unserer Website setzen wir Google Ads (Google Tag / gtag.js, Tag-ID AW-18257662133) ein. Dabei handelt es sich um ein Marketing- und Conversion-Tracking von Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) bzw. Google LLC (USA).

Beim Aufruf dieser Seiten wird ein Skript von googletagmanager.com geladen. Dabei können u. a. folgende Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse (in der Regel gekürzt)
Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs
aufgerufene Seiten und Interaktionen (z. B. Klicks auf Kontaktlinks)
Referrer-URL, Browser- und Geräteinformationen
Cookie-Kennungen (z. B. _gcl_au), sofern Ihr Browser Cookies zulässt

Zweck: Messung und Optimierung unserer Werbekampagnen (Conversion-Tracking), Auswertung der Wirksamkeit von Anzeigen.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an der effizienten Bewerbung unserer Dienstleistungen (Art. 31 Abs. 1 revDSG), soweit anwendbar ergänzt durch Ihre Einwilligung, sofern gesetzlich erforderlich.

Speicherdauer: Die von Google gesetzten Cookies haben je nach Typ unterschiedliche Laufzeiten (häufig bis zu 90 Tage bzw. länger für Conversion-Zuordnungen). Details finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

Datenübermittlung ins Ausland: Google kann Daten in die USA und andere Drittländer übermitteln. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für die Schweiz gilt das Swiss-US Data Privacy Framework, wodurch aus Schweizer Sicht ein angemessenes Datenschutzniveau gewährt wird.

Widerspruch / Deaktivierung: Sie können die Speicherung von Cookies in Ihren Browser-Einstellungen einschränken oder deaktivieren. Zudem können Sie personalisierte Google-Werbung unter Google Anzeigeneinstellungen anpassen. Informationen zum Opt-out von Google Analytics/Ads finden Sie unter tools.google.com/dlpage/gaoptout (sofern für Ihr Setup anwendbar).

Das Kundenportal (Dashboard, Admin, Onboarding usw.) lädt dieses Google-Tag nicht.

4.2 Technisch notwendige Cookies & lokaler Speicher (Kundenportal)

Für den Betrieb und die Sicherheit unseres Kundenportals nutzen wir ausschliesslich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherfunktionen (localStorage / sessionStorage):

auth_token: Ein verschlüsseltes JWT-Cookie (Laufzeit 7 Tage, HttpOnly, Secure), das dazu dient, Sie nach dem Login im Portal zu identifizieren.
guest_session_token: Ein temporäres Cookie für den Gast-Zugang während des Onboardingprozesses.
localStorage / sessionStorage: Wird im Dashboard verwendet, um rein funktionale UI-Zustände zu speichern (z. B. ob Sie einen Hinweis bereits geschlossen oder eine Rechnung bereits angesehen haben). Es findet kein Tracking statt.

5. Drittdienste und Datenweitergabe ins Ausland

Für die Bereitstellung unserer Infrastruktur, die Verwaltung von Dokumenten und die Rechnungsstellung arbeiten wir mit ausgewählten Partnern zusammen. Ihre Daten werden hauptsächlich in Finnland (Hosting-Infrastruktur) und der Schweiz gespeichert. Manche Daten werden an Anbieter in den USA und Deutschland übermittelt.

Die Datenweitergabe betrifft folgende Partner:

Online-Marketing & Conversion-Tracking (Google Ads / Google Tag): Auf der öffentlichen Website setzen wir Google Ads ein (siehe Abschnitt 4.1). Google verarbeitet die dort erhobenen Nutzungsdaten in unserem Auftrag bzw. als eigenständig Verantwortlicher gemäss den Google-Datenschutzbestimmungen.
Infrastruktur & Hosting (Hetzner): Unsere Website, die API und das integrierte Kundeninterface laufen über Server von Hetzner. Die primäre Datenspeicherung (inkl. Kundendaten, Verträgen und Medien) erfolgt in Finnland sowie teilweise in Deutschland.
Dateiverwaltung & Cloud (Microsoft SharePoint / Graph API): Für die interne Organisation, das Asset-Management sowie die Bereitstellung von Deliverables und Galerien nutzen wir Microsoft SharePoint. Die Daten können auf Servern der EU oder den USA liegen. Microsoft ist unter dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert, wodurch aus Schweizer Sicht ein angemessenes Datenschutzniveau gewährt ist.
Rechnungsstellung & Buchhaltung (AbaNinja / Swiss21): Für das Erstellen und Verwalten von Offerten und Rechnungen nutzen wir die Schweizer Plattform AbaNinja. Die Datenhaltung erfolgt vollumfänglich in der Schweiz.

6. Einbindung von Drittanbieter-Elementen und Medien

Lokal gehostete Schriftarten (Google Fonts): Zur einheitlichen visuellen Darstellung nutzen wir Schriftarten (Inter). Diese sind lokal auf unseren eigenen Servern eingebunden. Beim reinen Laden der Schriftarten werden keine Daten an Google übertragen (unabhängig vom Google-Ads-Tag gemäss Abschnitt 4.1).
WhatsApp-Verlinkung: Wir binden Links zu WhatsApp (wa.me) ein. Es werden beim reinen Laden unserer Website keine Daten an Meta/WhatsApp übertragen. Erst wenn Sie aktiv auf den Link klicken, um uns zu kontaktieren, werden Sie an WhatsApp weitergeleitet, wobei Daten an Server von Meta Platforms Inc. fliessen können.
E-Mail-Links (mailto): Wenn Sie auf unsere E-Mail-Adresse klicken, öffnet sich Ihr lokales Mailprogramm. Es findet hierbei kein Tracking durch uns statt.

7. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist (z. B. für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung sowie gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten in der Schweiz, welche in der Regel 10 Jahre betragen).

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch zu schützen. Dazu gehört unter anderem die durchgehende SSL/TLS-Verschlüsselung unserer Website und des Kundeninterfaces, die Nutzung von sicheren HttpOnly-Zuständen für Login-Tokens sowie restriktive Zugriffskontrollen bei unseren Backend-Systemen.

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht), Einschränkung der Datenbearbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Bitte beachten Sie, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind oder ein überwiegendes Interesse daran haben.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz@optixstudios.ch.

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.